PARA QUÉ SIRVEN LAS TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica es un término utilizado comúnmente en el procesamiento de datos y diversos tipos de programas de computadora hacen uso de ellas. Excel no es la excepción y es famoso por permitir crear fácilmente una tabla dinámica.
Tabulación cruzada
Antes de explicar los beneficios de una tabla dinámica debo explicar un concepto conocido como tabulación cruzada el cual es un término estadístico que se refiere a una tabla de datos que nos permite combinar el resultado de dos variables.
Por ejemplo, supongamos que levantamos una encuesta en donde los participantes nos han dejado la siguiente información:
Como resultado de esta encuesta queremos saber la cantidad de hombres que son diestros, así como la cantidad de mujeres que son zurdas. Este tipo de preguntas son complicadas de responder utilizando la tabla anterior por lo que la tabulación cruzada nos sugiere crear una tabla diferente que nos permita responder a este tipo de preguntas.
La tabla sugerida es la siguiente:
| Suma de No. | Etiquetas de columna | |||
| Etiquetas de fila | AMBIDIESTRO | DIESTRO | ZURDO | Total general |
| HOMBRE | 14 | 10 | 24 | |
| MUJER | 7 | 20 | 4 | 31 |
| Total general | 7 | 34 | 14 | 55 |
Observa que las columnas de la nueva tabla son los posibles valores de la columna Lateralidad de la primera tabla y como filas están los posibles valores de la columna Género también de la primera tabla.
Esta transformación de tablas es conocida como tabulación cruzada la cual nos indica que en las columnas y filas de la nueva tabla estarán los posibles valores de las dos variables y en el cruce de cada columna y fila estará la cantidad de veces que aparecen los pares correspondientes.
Con este tipo de tabla podemos responder a más de una pregunta como las formuladas previamente. Podemos saber fácilmente la cantidad de hombres diestros o zurdos o saber la totalidad de las mujeres encuestadas.
Tabulación cruzada en Excel
Podríamos construir una tabla como la sugerida anteriormente utilizando sólo fórmulas de Excel, pero la cantidad de tiempo que nos llevará crearla será considerable y aumentará de acuerdo a la cantidad de posibles valores de las variables.
Conociendo el grande beneficio de la tabulación cruzada se creó en Excel la funcionalidad de tablas dinámicas la cual nos permite crear una tabulación cruzada sin ponderar con tan solo arrastrar y soltar cada una de las variables dentro del área apropiada.
Para crear una tabla dinámica en Excel solo seleccionamos la tabla de datos original y pulsamos el botón Insertar > Tabla dinámica y Excel nos permitirá definir las filas y columnas de la tabla dinámica.
Si quisiera intercambiar las etiquetas de fila por las etiquetas de columna sería tan sencillo como arrastrar y soltar los campos en una nueva ubicación y la tabla dinámica reflejaría los cambios al instante.
Para cambiar de formula:
Clik derecho sobre un registro y aparece la siguiente imagen:
Realizar el paso 1 y luego el paso 2.
Para qué sirven las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas nos permiten crear diferentes vistas de los datos de acuerdo a las variables que deseemos integrar. Con una tabla dinámica tendremos una gran cantidad de posibilidades de comparación de manera que podremos hacer un análisis muy exhaustivo de la información sin necesidad de estar creando reportes individuales.
Las tablas dinámicas nos permiten resumir fácilmente los datos y hacer comparaciones distintas entre cada uno de los resultados. Es posible también crear tablas dinámicas basadas en múltiples hojas de Excel lo cual nos permite analizar fácilmente la información sin necesidad de integrar todos los datos en una sola tabla.
Ahora ya tienes una idea de para qué sirven las tablas dinámicas, solo recuerda que todo usuario avanzado de Excel debe tener un conocimiento sólido de esta funcionalidad.
Partes de una tabla dinámica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
- Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.
- Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
- Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.
Cómo crear una tabla dinámica
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
Crear una tabla dinámica en Excel
1. Digitar los datos de la imagen
2. Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.
3. Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente.
Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.
Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la funcón SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.
Resolver el siguiente Ejercicio
Las Tablas dinámicas sirven para resumir tablas de datos y obtener subtotales, promedios, porcentajes, máximos, mínimos... Pero, antes de hacer nada debemos tener muy claro lo que deseamos obtener. Por ejemplo, partimos de una tabla de los años 2007 a 2012 con los Beneficios mensuales y los gastos deCompras, Impuestos e I+D.
Nuestro objetivo es hallar los totales de cada año en los cuatro conceptos descritos. Algo semejante a esto:
Con Tabla dinámica resolveremos este problema en unos pocos segundos. Hacemos clic en cualquier celda de la tabla de datos y accedemos a Insertar + Tabla dinámica. En el cuadro de diálogo correspondiente observaremos que Excel ha seleccionado todo el rango de la tabla en el apartado Tabla o rango. Podemos poner la tabla dinámica en nuestra hoja de cálculo o en otra nueva. En nuestro ejemplo, la dejaremos en nuestra propia hoja a partir de la celda I5.
Cuando pulsemos Aceptar se abrirá un panel en la parte derecha de la pantalla y un recuadro donde irá la Tabla dinámica.
De acuerdo con el esquema que hemos creado a mano para saber donde deben ir las cosas, bastará arrastrar cada campo al lugar que le corresponda. Así, Año lo arrastraremos al apartado Etiquetas de fila; Compras,I+D, Impuestos y Beneficios los arrastraremos al apartado Σ Valores.
El orden en que los pongamos en dicho apartado será el mismo que muestre la Tabla dinámica. En el apartado Etiquetas de columna se mostrará automáticamente Σ Valores.
La tabla está creada. Ahora podemos personalizarla tanto como se nos ocurra, pero la tabla está creada y no nos ha costado mas que unos pocos segundos. ¡Y no hemos puesto ninguna fórmula! Si nos interesan únicamente los años pares, abrimos la lista Etiquetas de fila y desmarcamos los años impares:
Resultado:
Las filas muestran las sumas de los diferentes conceptos acumulando las cantidades de todos los meses de los años pares.
Con esta tabla no podemos conocer el total de los Beneficios habidos en el año 2008 durante los meses de enero, febrero y marzo. Para conseguirlo necesitaríamos un filtro que nos permitiera eliminar los meses no deseados. Eso es tan sencillo como arrastrar el campo Mes al apartado Filtro de informe.
Ahora, abrimos la lista que ha aparecido en la parte superior de la Tabla dinámica y dejamos marcados únicamente los tres primeros meses. Como es lógico, la nueva tabla tiene valores más bajos.
Si intercambiamos el campo Mes y el campo Año, el filtro general permitirá elegir los años y las etiquetas de las filas serán los meses (que también podremos filtrar).
Partiendo de esta situación, nos interesa agrupar la tabla por trimestres. ¿Cómo se hace? Seleccionamos los tres primeros meses (enero, febrero y marzo), damos clik derecho, y, en el menú contextual, elegimos la opción Agrupar.
Enero, febrero y marzo se agrupan dentro del apartado Grupo1. La expresión Grupo1 no nos dice nada, así que la sustituimos por Trimestre1. Repetimos el mismo proceso con los meses restantes agrupándolos de tres en tres y sustituyendo las etiquetas Grupo2, Grupo3 y Grupo4 por Trimestre2, Trimestre3 yTrimestre4, respectivamente.
En el panel de la derecha ha aparecido un nuevo campo, llamado Mes2, aunque sería más adecuado llamarleTrimestre. Para cambiar el nombre, hacemos clic con el botón derecho en Trimestre1 y, en el menú contextual, elegimos Configuración de campo.
En el apartado Nombre personalizado, cambiamos Mes2 por Trimestre y pulsamos Aceptar. El cambio se reflejará en el panel de la derecha.
Se pueden hacer muchísimas cosas, pero terminaremos este artículo viendo cómo se cambia el formato por defecto de la Tabla. Para ello, accedemos a Herramientas de tabla dinámica + Diseño y elegimos un estilo en el grupo Estilos de tabla dinámica. También podemos ir a Herramientas de tabla dinámica + Diseño + Diseño de informe y elegir, por ejemplo, Mostrar en forma de esquema. Si queremos mostrar la suma de los conceptos en cada trimestre, iremos a Herramientas de tabla dinámica + Diseño + Subtotales y elegiremos Mostrar todos los subtotales en la parte superior del grupo (o en la inferior). Para poner puntuación de miles en los números, seleccionamos J6:N22, pulsamos Ctrl + 1 para abrir la ventana Formato de celdas y, en la categoría Número, ponemos cero decimales y separador de miles. Marcamos Filas con bandas y Columnas con bandas. Terminamos desmarcando Ver en el apartadoLíneas de cuadrícula del grupo Opciones de hoja de la pestaña Diseño de página.
Si se modifica algún valor de la tabla de datos, la Tabla dinámica no refleja el cambio. Hay que actualizarla manualmente abriendo el menú contextual y eligiendo Actualizar
